Projekt w ramach budżetu obywatelskiego zazwyczaj można zgłosić poprzez formularz dostępny on-line na stronie urzędu gminy lub miasta, papierowo w urzędzie albo podczas specjalnie zorganizowanych spotkań konsultacyjnych. Ważne jest, aby projekt był czytelnie opisany, wskazywał cel, lokalizację i przewidywane koszty.

Terminy zgłoszeń projektów i samych głosowań najczęściej można znaleźć na stronach internetowych lokalnych urzędów. Niektóre miasta, jak na przykład Warszawa (pod adresem: bo.um.warszawa.pl) mają wydzielone portale, które poświęcone są sprawom budżetu obywatelskiego.