Najważniejsze decyzje podczas kongresu wiedeńskiego były podejmowane przez przedstawicieli 4-6 państw, ponieważ Wielka Brytania, Rosja, Austria oraz Prusy wyszły zwycięsko z wojen napoleońskich. Wiosną 1814 r. armie VI koalicji wkroczyły do Francji i zajęły Paryż. 

Podczas obrad najbardziej liczyły się głosy szefa brytyjskiej dyplomacji - Roberta Stewarta Castlereagh'a oraz cara Aleksandra I i jego doradców. Oprócz nich największy wpływ na postanowienia kongresu mieli: cesarz Franciszek I Habsburg, jego minister spraw zagranicznych Klemens Metternich oraz król Prus Fryderyk Wilhelm III, a także kanclerz pruski Karl Hardenberg.